Nezapomeňte zveřejnit účetní závěrku!
Blíží se konec roku a účetní jednotky často zapomínají na jednu z povinností, a to zveřejnění účetní závěrky ve Sbírce listin. Pojďme si tuto povinnost připomenout trochu blíže:
Dle zákona č. 563/1991 o účetnictví je účetní závěrku povinna zveřejnit účetní jednotka, tedy typicky obchodní společnosti a některé podnikající fyzické osoby, která je zapsána v obchodním rejstříku. Za zveřejnění ve Sbírce listin odpovídá statutární orgán, např. v s. r. o. tedy jednatel. Povinnost zveřejnění se vztahuje i na neziskové organizace.
Po uzavření účetnictví předchozího roku musí být účetní závěrka nejpozději do 6 měsíců od konce zdaňovacího období (většinou tedy do 30. 6. následujícího roku) schválena nejvyšším orgánem společnosti, nejčastěji valnou hromadou, je rozhodnuto o rozdělení zisku či vypořádání ztráty.
Do 30 dnů od schválení účetní závěrky, nejpozději však do 12 měsíců od rozvahového dne (nejčastěji 31.12.) je povinnost účetní závěrku zveřejnit ve Sbírce listin u účetních jednotek nepodléhajících auditu.
U auditovaných společností se účetní závěrka zveřejňuje do 30 dnů po splnění dvou podmínek, a to po ověření účetní závěrky auditorem a po schválení k tomu příslušným orgánem; nejpozději však do 12 měsíců od rozvahového dne, bez ohledu na to, zda byla závěrka schválena auditorem a příslušným orgánem.
Do Sbírky listin se zakládá
- účetní závěrka v rozsahu, ve kterém byla sestavena (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha účetní závěrky, přehled o peněžních tocích a změnách vlastního kapitálu, přičemž poslední výkaz zhotovují všechny účetní jednotky kromě mikro a malých)
- zpráva o vztazích mezi propojenými osobami
- rozhodnutí valné hromady schvalující účetní závěrku včetně rozdělení zisku nebo úhrady ztráty (pokud není součástí účetní závěrky)
- výroční zpráva, pokud je účetní jednotka povinna mít účetní závěrku schválenou auditem
- zprávu auditora, pokud má společnost povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem
Jak zveřejnit?
Účetní jednotka zasílá příslušnému rejstříkovému soudu výše zmíněné elektronicky ve formátu pdf. Každá listina = 1 soubor pdf. Zásadní je pak velikost souboru, kdy jedna stránka dokumentu nesmí velikostně přesáhnout 150 kb.
Možné způsoby zaslání dokumentů
- datovou schránkou na adresu příslušného rejstříkového soudu
- na elektronickou adresu soudu (e-mailem s elektronickým podpisem)
- prostřednictvím online podání na portálu https://or.justice.cz/ias/ui/podani
Sankce
Nesplněním této povinnosti se účetní jednotka vystavuje nemalým sankcím. Dle zákona o účetnictví lze uložit pokutu až do výše 3% celkových aktiv účetní jednotky.
Rejstříkový soud v první fázi vyzve účetní jednotku k doplnění chybějících dokumentů, až po neuposlechnutí výzvy ukládá pokuty až do výše 100 tisíc Kč. Pokud zapsaná osoba nesplňuje opakovaně či bude-li mít takové neplnění závažné důsledky pro třetí osoby a bude na tom právní zájem, může rejstříkový soud zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací.